Polityka prywatności - wprowadzenie

W związku z obowiązywaniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), a także ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, z uwagi na fakt, iż ochrona danych osobowych oraz bezpieczeństwo informacji są traktowane w działalności grupy VAN priorytetowo, poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje o sposobach, celach i podstawach przetwarzania Państwa danych osobowych.

Administrator danych osobowych

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których przynajmniej jedna ze Spółek wchodząca w skład grupy VAN przetwarzane dane osobowe, których jest administratorem. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. Administratorem danych osobowych jest Spółka, która realizuje dane zlecenie.

W skład VAN Group wchodzą następujące podmioty:

• VAN Cargo S.A., z siedzibą przy ulicy Przecławskiej 8, 03-879 Warszawa, nr NIP: 524-21-25-771
• Podlasie S.A., z siedzibą przy ulicy Krasińskiego 29, 21-400 Łuków, nr NIP: 825-00-04-049
• Kurier Sp. z o.o., z siedzibą przy ulicy Chopina 3, 21-400 Łuków, nr NIP: 825-00-07-289
• VAN cargo s.r.o. z siedzibą w Liberec III, Třída 1. Máje 363, 460 01
• VAN cargo Kft. Z siedzibą w HU 3525 Miskolc, Régiposta u. 9
• SC VAN cargo SRL z siedzibą DN – Centura Bucuresti 316, Corp A, et. 1, 07716 GLINA, Jud. Ilfov.

Jednocześnie informujemy, że Spółki aby osiągnąć cele biznesowe i zapewnić najwyższe standardy świadczonych usług, w tym obsługi klientów, wspólnie ustalają cele i środki przetwarzania danych osobowych i na mocy art. 26 RODO współadministrują danymi w ramach struktur grupy VAN. Spółki aktywnie współpracują ze sobą w zakresie wybranych procesów w celu optymalizacji kosztów, obsługi klienta oraz procesów zarządczych i administracyjnych. Spółki mające siedzibę na terenie Polski korzystają ze wspólnej infrastruktury (współdzielone budynki), w tym w porozumieniu regulują ruch osobowy i towarowy m.in. celem ochrony osób i mienia. W zakresie niektórych umów z kontrahentami współpraca nawiązywana jest pomiędzy podmiotem zewnętrznym, a kilkoma lub wszystkimi Spółkami VAN Group. Przewoźnikom, a także kierowcom oferowana jest współpraca ze wszystkimi Spółkami co pozwala na efektywniejsze wykorzystanie mocy przewozowych. W związku z powyższym, Państwa dane osobowe, na potrzeby realizacji celu dla którego są gromadzone mogą być przekazywane do innych Spółek grupy VAN. Przepływ danych w żaden sposób nie narusza przepisów prawa. W ramach poszczególnych operacji przetwarzania danych osobowych Spółka zarządzająca lub koordynująca dany proces zobowiązana jest do spełnienia wobec osoby, której dane są przetwarzane obowiązku informacyjnego, a także jest odpowiedzialna za realizację praw osób.

Inspektor danych osobowych

Spółki VAN Group mające siedzibę na terenie Polski wyznaczyły wspólnego Inspektora Ochrony Danych, którym jest Adam Kasperowicz. Można się z nim skontaktować pod adresem: RODO@vancargo.com

Z pozostałymi Spółkami można skontaktować się pisząc na adres siedziby poszczególnych spółek.

Podstawa i cel przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe aby:

• zawrzeć i skutecznie realizować umowę o realizację danej usługi dla spółek VAN Group. Dane te przetwarzane są w zakresie niezbędnym do realizacji danej umowy. Wykonywanie zawartych przez spółki VAN Group umów polega na pozyskiwaniu zleceń transportowych i realizowaniu ich z pomocą współpracujących podwykonawców. Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• realizować prawnie uzasadnione interesy obejmujące wszelkie czynności towarzyszące realizacji zleceń takie jak (np. przekazywanie istotnych informacji dotyczących danego zlecenia – dane kierowców, lokalizacja auta itp.). Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• przesyłać oferty handlowe dotyczące produktów, usług i narzędzi dla podmiotów współpracujących z naszą grupą. Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
• dbać o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, w tym zapobiec nieuprawnionej modyfikacji lub dostępowi przez osoby trzecie np.: w celu zmiany numeru rachunku bankowego na który podwykonawca otrzymuje przelew. Przetwarzanie w tym celu odbywa się w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przekazywanie danych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Państwa dane możemy przekazywać wyłącznie w uzasadnionych przypadkach zaufanym podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. dostawcy usług i systemów informatycznych, operatorzy pocztowi i kurierzy, operatorzy płatności, dostawcy usług consultingowych, księgowych, prawnych lub audytowych, podmioty zajmujące się ubezpieczeniami i prawnicze w związku z zaistniałą szkodą, inni podwykonawcy zewnętrzni oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądom lub organom ścigania – tylko w przypadku wystąpienia z żądaniem udostępnienia tych danych w oparciu o stosowną podstawę prawną. Przekazanie danych do krajów leżących poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („państwo trzecie” wg RODO) może się odbyć tylko w przypadku, gdy wymaga tego realizacja konkretnego zlecenia transportowego.

W przypadku przekazania danych do krajów leżących poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, a wobec których nie została wydana decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni poziom zabezpieczeń, dane przekazane zostaną wyłącznie po podpisaniu z podmiotem standardowych klauzul umownych, a w przypadku braku ich podpisania tylko wtedy, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na ich przekazanie lub na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b lub c RODO.

W przypadku gdy dochodzi do Powierzenia przetwarzania danych osobowych, może ono nastąpić jedynie na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania danych zobowiązującej dany podmiot do odpowiedniego zabezpieczenia danych i niekorzystania z nich do własnych celów.

Okres przetwarzania

Nie będziemy przechowywać danych użytkownika przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich są one przetwarzane. W celu ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i „wrażliwość” danych osobowych, cele ich przetwarzania oraz ewentualną możliwość realizacji tych celów za pomocą innych środków.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych powyżej, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

W przypadku przetwarzania danych w celach realizacji umowy (zlecenia) dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu, do czasu przedawnienia roszczeń przysługujących każdej ze stron.

W przypadku przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora, dane będą przetwarzane do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu.

W przypadku przetwarzania danych w oparciu o zgodę, dane będą przetwarzane maksymalnie do czasu jej wycofania.

Twoje uprawnienia

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługuje Państwu szereg uprawnień:

• prawo dostępu do danych tj. uzyskania informacji o tym w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe oraz kopii danych. W przypadku drugiej i kolejnej kopii, może zostać naliczona dodatkowa opłata, o której zainteresowany zostanie powiadomiony. Wysokość tej opłaty będzie odpowiadała kosztom jej przygotowania,
• prawo do sprostowania danych osobowych (w przypadku błędnego zapisania lub ich zmiany),
• prawo do usunięcia (w przypadku braku podstawy do ich posiadania przez Administratora) lub ograniczenia przetwarzania (w przypadku przetwarzania określonych danych w ograniczonym zakresie w związku z sprzeciwem lub wnioskiem o sprostowanie danych lub wolą przechowania danych w związku z roszczeniami wnioskodawcy),
• prawo do przenoszenia danych tj. przekazania danych innemu administratorowi wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą, w powszechnie używanym, ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Prawo to przysługuje wyłącznie wtedy, jeśli przetwarzanie odbywa się w celu realizacji zawartej umowy lub w oparciu o wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Administratora. – dotyczy danych osobowych przetwarzanych na podstawie przesłanki prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
• prawo do wycofania zgody przetwarzania danych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego w oparciu o zgodę przed jej cofnięciem – dotyczy zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Warunki udostępnienia części danych osobowych

Dane osobowe oraz lokalizacja kierowcy w trakcie realizacji zlecenia są w swym procesie niezbędne, dlatego nieudostępnienie tych danych będzie skutkowało brakiem możliwości współpracy.

Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, wyłącznie w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub wymóg wynikający z zawartej między stronami umowy, który stanowi nierozłączny element jej realizacji.

Ponadto aplikacja 'VAN cargo - cyfrowa spedycja' opcjonalnie potrzebuje dostępu do:

• listy kontaktów, aby umożliwić użytkownikowi wygodne zapraszanie swoich Kierowców (aplikacja nie zapisuje i nie wykorzystuje tych danych w innych celach),
• galerii zdjęć, aby umożliwić użytkownikowi wybranie istniejącego zdjęcia i wgrania go jako dokument do zlecenia (aplikacja nie zapisuje i nie wykorzystuje tych danych w innych celach).

Aplikacja 'VAN way GO!' nie potrzebuje żadnych opcjonalnych dostępów.

Profilowanie

Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Cookies

Serwis wykorzystuje cookies do:

•  automatycznego wyświetlenia właściwej wersji językowej strony dla użytkownika,
• przechowywania identyfikatora sesji użytkownika przy przełączaniu się pomiędzy stronami serwisu,
• generowania statystyk użycia przez użytkownika poszczególnych stron serwisu,
• poprawienia wydajności wyświetlania stron serwisu,
• generowania statystyk używanych urządzeń do wyświetlania stron serwisu.

Kontakt

Adres e-mail: rodo@vancargo.com

Adres do korespondencji: VAN cargo S.A.
Inspektor Ochrony Danych Osobowych
ul. Przecławska 8
03-879 Warszawa
Polska